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Seja com o cliente ou com integrantes de sua equipe, reuniões são sempre a forma mais procurada para se apertar os parafusos para fazer a máquina funcionar, demanda muito capital intelectual e muitas vezes, um longo período de horas e paciência. Mas será que funciona?

Eu, particularmente, acho que uma reunião com cliente é diferente com equipe. O cliente muitas vezes tem um tempo diferente do seu, as vezes dificuldade de entendimento, as vezes é alguém que já traz todas as idéias mastigadas e documentadas para facilitar o seu trabalho e as vezes já tem hora marcada, já a equipe, está deixando de desenvolver para estar dentro de uma sala, muitas vezes isso é visto como perda de tempo e insatisfação pelos empregados e para outros é o momento para um “descanso”.

Sempre gostei muito de reunião, é o ponto de aninhar seres pensantes em um ou mais objetivos, muitas vezes para se atingir metas é necessário essa entrega braçal e intelectual do grupo (saiba mais sobre metas) e por isso as reuniões têm que ser produtivas, para isso, existem algumas dicas aqui (ler texto na integra):

1- Marque somente reuniões necessárias

Pense com simplicidade: Quando os funcionários estão em uma reunião, não estão produzindo. Além disso, cada uma dessas questões diz respeito somente a algumas pessoas e só elas devem ser chamadas.

2- Elimine reunião de atualização ou reduza sua freqüência

Muitas reuniões simplesmente atualizam a situação das áreas, entregam relatórios, anunciam novos sistemas e assim por diante, diz ele. “Fazer uma pequena atualização, em geral, não é uma boa razão para chamar uma reunião.” Essas informações poderiam, na maioria dos casos, ter sido passadas de outra forma; eletronicamente, por exemplo.

3- Crie uma agenda

Criar uma proposta clara e uma estrutura para condução dos temas é crucial, diz Parker. Você precisa saber identificar a chave para o ponto central da reunião, ou aquela coisa que precisa acontecer para poder dizer, “Sim, essa reunião foi um sucesso.” Inclua o objetivo na pauta para que todos estejam cientes da proposta da reunião. Dias antes da data estabelecida, solicite itens para a pauta de reunião aos outros participantes e inclua-os. Certifique-se de enviar a pauta para todos os participantes com antecedência.

4- Prepare a forma de conduzir a reunião e não somente os assuntos a tratar

“Acredito na preparação”, diz Parker. Se você vai conduzir a reunião, precisa sentar e pensar o que pode acontecer. “Como darei prosseguimento à reunião se tal coisa acontecer? E se uma pessoa chave não aparecer? Ou se a tecnologia não funcionar? Um participante ficar entediado ou começar a tumultuar?”

5- Reveja a pauta e os objetivos no começo da reunião

O segredo para manter uma reunião no rumo pretendido é resumir os assuntos a serem cobertos e aquilo que você almeja da reunião. Budz nota que ao adotar a lista de pautas (incluindo as pautas de todos) e verbalizando os objetivos logo no início gerou-se um impacto enorme da produtividade das reuniões.

6- Encoraje os participantes com ouvido atento

Sem uma atmosfera de respeito, você não pode esperar uma participação ativa; muitas pessoas simplesmente não falarão em um ambiente onde não se sintam à vontade. A forma como você responde a uma contribuição pode reforçar – ou negar – suas palavras. Mostre que você está aberto a diferentes pontos de vista pedindo por esclarecimentos. E desencoraje comportamentos inapropriados dos outros. Por exemplo, corte os que interrompem: “Entendo que você discorde, mas vamos deixar Maria concluir seu pensamento antes de discutirmos.” Encoraje outros, com perguntas pertinentes, tais como, “Mark acha que não temos dados suficientes para tomar uma decisão. O que o resto de vocês pensa sobre isso?” Chame as pessoas reconhecendo seus conhecimentos, “Erica, eu sei que você tem experiência nesse tipo de projeto, o que acha disso?”

7- Revise ao final

Quando o tempo tiver terminado, conclua a reunião. Resuma as opiniões, decisões e os próximos passos a serem tomados. “São tantas discussões durante uma reunião que algo pode sair pela tangente. Relembrar foi um aprendizado importante.”, diz Budz.

8- O relatório deve ser entregue em um tempo razoável

Você deve enviar um rascunho da ata reunião e avaliar os interessados. A versão final deve ser encaminhada assim que os interessados forem localizados e incluídos. Para ambos, estabeleça prazos de acordo com a complexidade do que foi discutido e decidido na reunião. Dito isso, quanto antes acontecer, melhor.

Tornar reuniões mais proveitosas deveria ser prioridade para as organizações. Por conta de seu poderoso efeito na satisfação dos funcionários, sem mencionar os custos, as formas de tornar as reuniões mais eficientes merecem a sua atenção.

fonte: CIO

Reunião com Cliente

Uma reunião com o seu cliente nunca será da mesma forma do que com a sua equipe ou seu chefe, por isso, tenha bastante cuidado em saber como lidar com cada caso, coisas como: saber se portar, oralidade, pontualidade, discrição, segurança, gesticulação são primordiais para o não-fracasso da mesma, confira um artigo escrito por mim sobre a negociação com o seu cliente.